Gerenciamento de Documentos

Nas últimas décadas as empresas têm se deparado com um número cada vez maior de documentos, como notas fiscais, contratos, recibos, prontuários, entre muitos outros. A ineficiência no gerenciamento desses documentos pode levar uma empresa à vários tipos de perdas incluindo-se a competitividade.


  O que é o Gerenciamento de Documentos?

Gerenciamento de Documentos nada mais é do que saber qual documento deverá ser armazenado, como guardar esse documento adequadamente e com qual tempo a lei exige que ele seja guardado. Adicionalmente definem-se as alçadas de acesso ao mesmo ou à suas cópias físicas/digitais agregando segurança ao processo.

Ao contrário do que muitos imaginam, o gerenciamento de documentos oferece serviços de baixíssimo custo quando comparados às perdas sofridas pelas empresas por não localizarem os documentos exigidos por entidades públicas ou privadas bem como pela manutenção de mão de obra própria para o gerenciamento da documentação. Além disto, nossa empresa oferece sem custo adicional, os “softwares” que permitem ao cliente fazer o gerenciamento e rastreabilidade de seus documentos via “WEB”.

Um gerenciamento eficiente proporciona minimização do tempo de resgate dos documentos, padronização e normatização das rotinas de arquivamento e recuperação, redução do volume através da eliminação dos documentos sem valor administrativo, legal, fiscal, técnico ou histórico, garantia de preservação e segurança aos documentos que possuem valores informativos, probatórios e legais, conhecimento real do conteúdo do acervo, controle sobre a movimentação, total segurança no acesso e perfeita rastreabilidade das solicitações. l

O gerenciamento seguro requer pessoal especialmente preparado para oferecer aos clientes a melhor alternativa dentro do menor custo. Para tanto, a equipe levanta junto ao cliente suas necessidades e define com o mesmo rotinas e prazos de recepção, resgate, devolução, organização e descarte. Conta, também, com serviços de digitalização que permitem solicitação de imagem por demanda com acesso via Internet, descartando assim o risco do trânsito do documento original. Além desta segurança, o arquivo é montado de forma que seus documentos não sejam identificados visualmente – apenas por meio do sistema de gerenciamento de documentos. A infra-estrutura do arquivo conta com equipamentos de combate a incêndio, tais como chuveiros automáticos, hidrantes, detectores de fumaça, portas corta-fogo, alarmes e monitoramente diuturno.

Devido à localização central do arquivo são oferecidos serviços de coleta e entrega de documentos com rapidez e segurança.

O gerenciamento de documentos divide-se em 4 gêneros distintos:

1- arquivo de documentos de baixa movimentação – PC File;

2- gerenciamento de conteúdo, onde os documentos são tratados individualmente ou em lotes – PC Unidoc / PC
Multidoc;

3- arquivo de mídias em fitoteca;

4- gerenciamento de imagens digitalizadas em nossos servidores – PC Web Image.

O gerenciamento de documentos conta com profissionais especializados em organização de acervos de qualquer porte bem como “check-list” de processos de pagamento e jurídico, prontuários de RH, protocolos de recebimento de documentação, etc.

A tarefa de gerir documentos parece ser simples, numa análise superficial, até o momento em que você necessitar de um documento e não localizá-lo. Não corra riscos onerosos e desnecessários.

 

Criação : MK Designer